| ECM - Enterprise Content Management é o conjunto de tecnologias utilizadas para captar , gerenciar , armazenar , preservar e disponibilizar conteúdo e documentos relativos aos processos organizacionais. As ferramentas e estratégias de ECM permitem o gerenciamento das informações não-estruturadas da empresa , onde quer que tais informações se encontrem. | Conformidade A chave para uma estratégia de conformidade bem-sucedida é incorporar ao seu negócio o conceito de conquista da conformidade , e não a encarar como um projeto que deva estar terminado para , só então , ser considerado “ perfeito ”. Embora não seja fácil , a conformidade com as normas deve ser encarada como uma oportunidade para aperfeiçoar todo tipo de processos de negócio , e não apenas como um custo permanente do negócio . Mas é verdade que pode haver altos custos associados às suas iniciativas de conformidade , tanto com relação a tecnologias quanto a empregados . Garantir a conformidade com apenas uma regulamentação, como a Sarbanes-Oxley ou a HIPAA ( Lei de Portabilidade e Responsabilização de Seguro de Saúde dos Estados Unidos, de 1996), por exemplo , irá fazer com que seus custos continuem a crescer à medida que cada nova regulamentação vier a ser editada ao longo dos anos . Para ajudar a limitar riscos e custos devem ser desenvolvidas estratégias proativas de ECM dentro de áreas-chave, como Gestão Documental e Gerenciamento de processos de negócio (BPM), assegurando que sejam aplicadas práticas de negócio adequadas e que o conteúdo seja adequadamente captado, armazenado, gerenciado e descartado no momento adequado de seu ciclo de vida , e de acordo com o disposto na legislação . Para desenvolver uma iniciativa de conformidade adequada será necessário recorrer a diversas áreas de expertise, particularmente às áreas jurídica , de TI e Gestão Documental, para dar suporte aos objetivos globais do negócio . As pessoas de cada uma dessas áreas devem contribuir com seus conhecimentos e opiniões para assegurar os benefícios de um programa de conformidade totalmente eficaz . Embora a conformidade nem sempre seja um problema relacionado à tecnologia , a Tecnologia da Informação e um expressivo crescimento de conteúdo não-estruturado contribuem para a exposição da empresa . As ferramentas de ECM, adequadamente utilizadas, podem ajudar a reduzir o custo geral da conformidade para a empresa . Colaboração Colaboração é a arte de trabalhar em equipe . A chave para uma colaboração extremamente eficaz é a utilização do conjunto de tecnologias — mensagens instantâneas, whiteboards, reuniões on-line , e-mails etc. — permitindo que o trabalho seja realizado onde e quando for necessário . É um bom negócio , pois grupos podem realizar mais do que indivíduos . A colaboração permite que pessoas com especializações complementares ou coincidentes cheguem a melhores resultados com maior rapidez . Com as ferramentas de colaboração atuais , as unidades de negócio e as equipes podem trabalhar em conjunto a qualquer tempo , quer se encontrem em escritórios vizinhos , quer a enormes distâncias umas das outras. A tecnologia pode, agora , enfocar objetivos operacionais como poupar tempo , otimizar os processos , cortar custos , e melhorar o tempo de chegada do produto ao mercado . Com os vários tipos de ferramentas de colaboração disponíveis , as empresas devem se assegurar de selecionar a ferramenta correta e necessária para seu negócio . A funcionalidade pode ser agrupada, em termos gerais , em : 1. facilitação do canal de comunicação , o que possibilita interações curtas como sessões de chat , mensagem instantânea , whiteboarding etc.; 2. gerenciamento do ciclo de vida do conteúdo , que gerencia objetos de conteúdo envolvidos em um processo de negócio ; e facilitação de projetos , que organiza e simplifica a maneira pela qual as pessoas trabalham em torno de um objetivo comum . Porém , existe uma pequena dificuldade com relação à colaboração . Ao utilizar ferramentas de colaboração , deve-se ter conhecimento de Gestão Documental, captação de conhecimento , e requisitos normativos. Em alguns setores , todas as comunicações com clientes devem ser preservadas. E para se conseguir um processo de desenho de produto colaborativo as empresas devem garantir que os resultados sejam mantidos como arquivos da empresa . Custo Embora o ECM possa ser uma iniciativa de custo um tanto elevado , quais são os custos de um gerenciamento inadequado de seu conteúdo ? O custo da não implementação de ferramentas de ECM, muito freqüentemente , não é computado até que seja tarde demais . Questões como o custo de longos processos judiciais , a perda de repetidos negócios devido à incapacidade de executar simples interações de serviços ao consumidor , e o custo de atrasos rotineiros dos processos de negócio são facilmente mensuráveis após sua ocorrência — as horas pagas a advogados , o custo de conquistar novos clientes , e o custo dos salários de empregados em tempo integral . Entender o custo de tais perdas em potencial permitirá a você perceber que os investimentos em ECM trazem benefícios valiosos que geralmente podem ser mensurados, mas nem sempre . A chave para tanto é estabelecer previamente seus próprios indicadores básicos para um bom resultado e avaliar se houve êxito com base nessas expectativas . É possível avaliar a receita bruta com base na melhoria de informações no call center, bem como avaliar os ganhos de custo com melhorias na velocidade do processo de solicitação de empréstimo , do processo de sinistro , ou aprovação de um medicamento junto ao FDA ( Agência de Administração de Alimentos e Medicamentos dos Estados Unidos ) — ou junto ao Ministério da Saúde , no caso do Brasil —, para citar apenas alguns dos benefícios . As melhorias nem sempre estarão demonstradas explicitamente no balanço patrimonial final , mas estarão lá . Embora possa ser difícil identificar um Retorno de Investimento (ROI) direto , é possível perceber os impactos do rendimento do processo aperfeiçoado nos negócios . As ferramentas de ECM podem tornar sua empresa mais eficiente e reduzir os custos do negócio . Essas tecnologias agregam valor à sua empresa ao organizar as informações de forma mais eficiente para sua posterior recuperação , uso e, finalmente , descarte . Além disso, à medida que essas ferramentas são utilizadas por mais empresas , elas se tornam parte do seu modo de trabalho . Qual é o retorno sobre o investimento (ROI) de um telefone ? No entanto , você não poderia sequer imaginar fazer negócios sem um , poderia ? Continuidade Manter um negócio funcionando 24x7 (24 horas por dia , 7 dias por semana ) é a tarefa do planejamento da continuidade do negócio . Embora geralmente seja mencionado com a recuperação de desastre , o planejamento da continuidade do negócio é a estratégia geral para assegurar que as operações continuem no caso de qualquer contratempo – natural ou provocado pelo homem . A recuperação de desastre — um subsistema da continuidade do negócio — é focada, mais especificamente, em fazer com que a infra-estrutura de TI volte a funcionar. Uma vez que , atualmente , a alma da maioria dos negócios é representada por documentos eletrônicos , o ECM tem um papel fundamental a desempenhar na continuidade. Afinal , sem acesso aos documentos eletrônicos imprescindíveis , uma empresa fica estagnada. As tecnologias de ECM possibilitam a criação de repositórios centralizados nos quais todas as informações vitais podem residir . O método de armazenamento a ser utilizado dependerá do grau de importância do conteúdo para a empresa — de fitas de back up off-site a sites redundantes e duplicados, geograficamente dispersos e em redes elétricas independentes . Um plano de continuidade eficiente mostrará que nem todo conteúdo é crítico , que as empresas precisam priorizar seu conteúdo para determinar a rapidez com que ele precisa estar novamente on-line no caso de um desastre . A continuidade do negócio começa com um plano eficiente e suporte executivo de alto nível . O próximo passo é determinar os processos essenciais e as entidades das quais dependem, seguindo-se uma avaliação do impacto no negócio para determinar as conseqüências de uma interrupção ou perda desses processos . Definir o que a empresa considera um desastre e explicitar como os processos essenciais serão recuperados são os passos seguintes de um plano . Também deve ser criado um centro de gerenciamento de crise , com procedimentos para a cadeia de comando e outras funções . Finalmente , o plano deve ser atualizado e testado anualmente , ou sempre que a empresa necessitar de mudanças. A disponibilização eficaz de um plano de continuidade expandirá sua capacidade não apenas de recuperação durante uma falha do sistema , mas também possibilitará uma melhor definição da prioridade do conteúdo de sua empresa e melhorará sua estratégia geral de ECM. Conteúdo no Trabalho Não é suficiente “ gerenciar ” conteúdo . É claro que a capacidade de acessar a versão correta de um documento ou registro é importante , mas as empresas devem ir além . O conteúdo deve ser gerenciado de modo a ser utilizado para atingir os objetivos da empresa . As ferramentas e tecnologias de ECM, que gerenciam o ciclo de vida completo do conteúdo , do princípio ao fim , são essenciais para essa estratégia . Para promover o entendimento dessas ferramentas , o pôster destaca um processo típico para um fragmento de conteúdo , bem como quatro áreas primárias nas quais conteúdo e ECM são fundamentais para o sucesso de sua empresa : Conformidade , Colaboração, Continuidade, e Custo.
ECM: Aspectos a Considerar
As tecnologias de ECM-Enterprise Content Management atingiram a maturidade . As empresas que as utilizam efetivamente conseguem obter uma significativa vantagem competitiva e otimizar suas operações , ao mesmo tempo em que proporcionam uma melhor experiência a clientes e empregados . As informações contidas nesta página farão com que você comece a pensar em como pode utilizar as tecnologias de ECM.
Impulsionadores de Negócios
Acesso e recuperação de conteúdo
As empresas podem reduzir significativamente seus custos operacionais caso seus empregados sejam capazes de buscar e acessar o conteúdo necessário para realizar suas tarefas de forma efetiva . Fazer mais com menos recursos
A otimização dos processos de criação de conteúdo é essencial para uma empresa com diversos processos de negócio e aplicações que envolvam a criação de conteúdo .
Conformidade e redução de risco
A necessidade de cumprir os requisitos normativos está, cada vez mais , assumindo o primeiro plano em muitas das prioridades-chave das empresas , especialmente no que se refere a tomar medidas proativas para assegurar a continuidade dos negócios e reduzir o risco de litígios.
Gerenciamento do conteúdo durante todo o seu ciclo de vida
A maioria das empresas , especialmente aquelas integrantes dos setores fortemente regulamentados por requisitos normativos, necessita de um gerenciamento de ciclo de vida no qual o conteúdo seja gerenciado a partir do momento de sua criação ou agregação, durante o período em que estiver sendo ativamente utilizado nas aplicações , e, finalmente , como um acervo arquivado .
Tendências da Tecnologia
Ampla cobertura com soluções empacotadas e aplicações verticais
Alguns fornecedores de soluções cobrem toda uma gama de soluções empacotadas. Cada uma delas se volta para um tipo de aplicação vertical , problema empresarial , ou tipo de conteúdo dentro do mercado de ECM. Esses fornecedores geralmente têm uma forte integração entre suas várias soluções e componentes , de modo que as empresas possam expandir suas implantações à medida que for necessário .
Fornecedores de um único produto
Outros fornecedores se especializam em um aspecto do mercado de ECM, oferecendo soluções altamente sofisticadas em uma ou duas áreas , como gerenciamento de conteúdo da Web (WCM), imagem , ou portais .
Alguns fornecedores buscam se beneficiar duplamente
Embora suas soluções sejam especializadas em uma área principal , tal como gerenciamento de conteúdo da Web, eles têm uma ampla parceria com outros fornecedores de soluções no mercado de ECM, e criam adaptadores para as soluções de seus parceiros a fim de tornar mais simples para o cliente a integração de suas soluções com outras, dentro do universo do ECM.
As tecnologias correlatas do GED
DM - Document Management
Gerenciamento de Documentos Digitais. Todos os documentos criados eletronicamente precisam ser gerenciados, principalmente aqueles com grande quantidade de revisão. O DM controla o acesso físico aos documentos, ensejando maior segurança e atribuindo localizadores lógicos, como a indexação.
O foco é o controle das versões dos documentos, datas das alterações feitas pelos respectivos usuários e o histórico da vida do documento.
As grandes aplicações são na área de normas técnicas, manuais e desenhos de engenharia. E, nos últimos anos, com a automação do escritório, o DM é perfeitamente viavél para todos os documentos da empresa.
DI - Document Imaging
Gerenciamento da Imagem dos Documentos. O grande número de documentos em papel ou microfilme se utiliza da tecnologia de imagem para agilizar os processos de consulta, processamento e distribuição de documentos.
O DI utiliza programas de gerenciamento para arquivar e recuperar documentos. Emprega equipamentos específicos para a captação, armazenamento, visualização, distribuição e impressão das imagens dos documentos.
É importante diferenciar digitalização de digitação. A tecnologia de DI consiste na imagem do documento captada através de escaners. Esses equipamentos simplesmente convertem os documentos em papel ou microfilme para uma mídia digital. A imagem gerada é um mapa de bits, não existindo uma codificação por caracteres, diferente da digitação, em que há codificação de cada letra do texto por um teclado.
RIM - Records and Information Management
Gerenciamento de Arquivos. É o gerenciamento do ciclo de vida do documento, independentemente da mídia em que ele se encontra. O gerenciamento da criação, armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e até descarte dos documentos são controlados pela categorização de documentos e tabelas de temporalidade.
Forms Processing (OCR/ICR)
Processamento de Formulários. A tecnologia de processamento eletrônico de formulários permite reconhecer as informações nos formulários e relacioná-las com campos nos bancos de dados.
Essa tecnologia automatiza o processo de digitação. O Forms Processing é utilizado por bancos para agilizar o processamento dos formulários de abertura de contas e concessão de créditos, por exemplo.
Para o reconhecimento automático de caracteres são utilizados o OCR, Optical Character Recognicion e o ICR, Intelligent Character Recognition.
COLD/ERM
Computer Output to Laser Disk/Enterprise Report Management (Gerenciamento Corporativo de Relatórios). O processamento eletrônico de dados gera relatórios que precisam ser distribuídos para consultas, muitas vezes revisados e até conferidos.
A tecnologia do COLD/ERM possibilita que os relatórios sejam gerados e gerenciados na forma digital. Podem ser feitas anotações sobre o relatório sem afetar o documento original.
Workflow
Fluxo de Trabalho. É a tecnologia que permite gerenciar de forma pró-ativa qualquer processo de negócio das empresas. Garante o acompanhamento constante de todas as atividades e um aumento de produtividade com objetividade e segurança.
O Workflow também atua como um integrador dos mais diversos sistemas e tecnologias: ERP, Enterprise Resource Planning, SCM, Supply Chain Management, CRM, Customer Relationship Management, eBusiness e outras.
Dados Interessantes
A humanidade gerou a mesma quantidade de informação nos últimos 50 anos que nos 5 mil anteriores. Esse número duplicará nos próximos 26 meses. Em 2010, a informação duplicará a cada 11 horas.
Cada vez mais estamos gerando mais documentos em papel. Segundo a AIIM International – Association for Information and Image Management International, EUA, a maior associação do mundo sobre gerenciamento da documentação, 95% das informações dos Estados Unidos estavam em papel em 1990. Este ano, cerca de 92% das informações ainda estarão em papel.
Essa avalanche de papel gera a cada dia maiores problemas:
- Um executivo gasta em média quatro semanas por ano procurando documentos.
- Faz-se, em média, 19 cópias de cada documento.
Gasta-se US$ 250,00 para recriar cada documento perdido. - A imagem de um documento digitalizada a 200 dpi (pontos por polegada) e comprimida a 10:1 requer 50KB de armazenamento. Um gigabyte acomoda 20 mil imagens.
- Quinhentas páginas de texto requerem 1 MB de armazenamento.
- Um arquivo de quatro gavetas, com 2.500 folhas de papel por gaveta, comporta, em média 10 mil imagens de documento.
- Um CD-R mede 120mm de diâmetro e pode armazenar até 650 MB de informação. Isso corresponde a 13 mil páginas de documentos.
- Estudos revelam que os escritórios criam cerca de 1 bilhão de páginas de papel por dia. Segundo uma pesquisa do IDC, EUA, esse total é constituído de 600 milhões de páginas de relatórios de computador, 234 milhões de fotocópias e 24 milhões de documentos diversos. Isso somente nos Estados Unidos.
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