Digitalização e Gerenciaento de Documentos

- A digitalização é o processo de captura das imagens dos documentos físicos (papel) através de scanners profissionais, depois são convertindos em arquivos digitais (PDF, TIFF G4, JPEG, BMP...), para que possa ser gerenciado através de sistemas de GED.

Um dos principais formato de arquivo digital é o padrão PDF/A

Procedimentos para a Realização desse Trabalho
- Separação dos documentos
- Preparação, retirada dos grampos, dobras e amassados
- Digitalização
- Indexação
- Controle de qualidade das imagens digitalizadas
- Disponibilização em HD, CD ou DVD



Digitalizar! Por quê?
- Redução do custo de cópias e do fluxo de documentos
em papel
- Redução de áreas de arquivamento
- Conservação dos originais
- Melhor organização do espaço físico
- Facilidade na busca por informações
- Aumento na solução para cumprir prazos de recursos em processos
- Envio de informações (documentos) por e-mail ou outra forma eletrônica
- Eliminação de fraudes, principalmente em agencias governamentais
- Grande melhoria no processo de tomada de decisões
- Gerenciamento automatizado dos documentos, etc.

A informação organizada é fundamental para o crescimento de uma empresa.

Com o número crescente de documentos que as organizações vêm criando e mantendo, a busca por informações importantes pode se tornar uma tarefa difícil.

Quanto maior a quantidade de informações, maior a necessidade de um gerenciamento eficiente.

No entanto, documentos antes difíceis de localizar, agora podem ser encontrados diretamente na tela do seu computador a qualquer hora, enviar por e-mail e publicar na internet.

Com uma vasta experiência, a Organizart é o seu parceiro ideal em tecnologia de digitalização de documentos, organização de documentos, de espaços e tarefas.

A Organizart atende empresas privadas ou públicas que possuam um pequeno ou grande acervo de documentos (recibos, notas fiscais, contratos, licitações, processos, fotografias, fichas cadastrais, prontuários médicos, etc.) e também atendemos a pessoas físicas que necessitam guardar de forma segura documentos pessoais diversos tais como: comprovantes de pagamentos em geral, certidões de nascimento de casamento, escrituras, contratos de seguros, etc.

Saiba mais sobre PDF

O PDF (Portable Document Format) é um formato multiplataforma, significa que pode ser aberto por qualquer usuário de PC, Macintosch, Linux ou Unix, precisa apenas possuir o Adobe Reader que é distribuído gratuitamente via web.

Nesse formato, um dos aspectos mais importante, é a apresentação do documento, que mantêm as características do documento original como: fontes, layout, fotos, cores, etc.

Um arquivo em PDF pode ser básico ou complexo: pode ter apenas a imagem gerada através da digitalização de documentos e arquivos eletrônicos (word, excel, power point, auto cad, etc.) ou podemos agregar valores que facilitam a vida dos usuários que utilizarão esses arquivos.

A velocidade na transmissão da informação é decisiva em ambientes competitivos, principalmente num mundo globalizado que o universo virtual é a majestade. Por isso esse formato veio para ficar.

• Recursos que podemos agregar

Alta compactação, rapidez para visualização na Web, pesquisa rápida e fácil, criação de marcadores de páginas, metadados embutidos, a imagem digitalizada pode ser pesquisada pelo conteúdo através de OCR sem alterar a formatação original do documento e vários outros recursos podem ser agregados.

• PDF/A - O formato definitivo para arquivamento Fonte: PDF Brasil

Pergunta: Como garantir que meus PDFs serão visualizados e impressos daqui a dezenas de anos?
Resposta: Através de normas!

A norma ISO 19.005-1 especifica o formato PDF como padrão universal para arquivamento de documento digital de longa duração. Este PDF é chamado de PDF/Arquive, ou simplesmente, PDF/A.

O grande incentivador desta normatização foi o governo dos EUA, principalmente o setor judiciário e as agências reguladoras, os quais recebem diariamente uma enorme quantidade de páginas de documentos digitais em PDF e precisam garantir que estes documentos possam ser lidos, pesquisados e impressos daqui a 40, 50 anos ou mais.

A ISO 19.005-1 nos diz o que pode e o que não pode estar em um PDF para que este esteja no padrão, eliminando dos documentos códigos de programação, elementos externos, fontes não desejadas etc.

Com o PDF/A, bibliotecas, centros de documentação, arquivos etc, poderão intercambiar seus conteúdos digitais com muita facilidade, pois o formato possui uma série de recursos que facilita esta tarefa.